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Digitale Zeiterfassung – Vorteile und Funktionen

Klassische Stempeluhren am Eingang des Firmengeländes wurden in vielen Unternehmen bereits durch digitale Systeme zur Arbeitszeiterfassung ersetzt. Die Arbeitszeiten der Mitarbeiter werden damit korrekt erfasst und Kosten sowie Aufwand für die Auswertung der Stempelkarten reduziert. Wie die digitale Zeiterfassung heute in der Praxis zum Einsatz kommt, zeigt Dir folgender Beitrag.

Wie funktioniert die moderne, digitale Zeiterfassung?

Die Arbeitszeit lässt sich digital am besten erfassen. Mit einer speziellen Zeiterfassungs-App ist das ganz einfach möglich. Praktisch daran ist, dass Du damit nicht nur Deine Arbeitszeiten dokumentieren, sondern auch Urlaubstage und Pausen erfassen kannst. Die Zeiterfassung kann dabei komplette Arbeitstage umfassen oder auch für bestimmte Projekte einzeln dokumentiert werden.

Die eingegebenen Daten dienen dabei nicht nur der Lohnbuchhaltung zur korrekten Dokumentation Deiner Stunden, sondern bieten für die Planung von Projekten einen guten Anhaltspunkt. So lässt sich einschätzen, wie viele Arbeitsstunden für bestimmte Tätigkeiten und Projekte realistisch einzuplanen sind. Für die Erstellung von Angeboten und Abrechnungen für Kunden sind digitale Zeiterfassungssysteme daher eine sinnvolle Unterstützung.

Gibt es eine Pflicht zur Zeiterfassung?

Eine gesetzliche Pflicht zur Zeiterfassung gibt es für Unternehmen erst, seitdem der Europäische Gerichtshof im Jahr 2019 entschieden hat, dass Arbeitszeiten festgehalten werden müssen. Auf welchem Weg das passiert, ist den Unternehmen aber weiterhin selbst überlassen.

Kleine Firmen geben ihren Mitarbeitern oft eine Gesamtstundenzahl im Monat oder pro Woche vor. Die Stunden werden dabei aber nicht einzeln nachgewiesen, sondern mit einem festen Gehalt abgegolten. Die Mitarbeiter sind in der Regel zu festen Arbeitszeiten anwesend. Zum Abbauen von Überstunden wird oft die Arbeitszeit reduziert, wenn wenig zu tun ist.

Große Unternehmen stellen ihren Mitarbeitern häufig ein konkretes Zeiterfassungstool über das Intranet zur Verfügung, um Projekte besser planen und auswerten zu können. Noch flexibler läuft die Zeiterfassung für Unternehmen, die auf ein Tool mit mobiler App setzen.

Hier können Mitarbeiter jede Arbeitsstunde und Überstunde sowie alle Pausen flexibel von jedem Ort aus dokumentieren, das Smartphone ist heute schließlich ein ständiger Begleiter vieler Menschen. Urlaubstage lassen sich hier einfach per App einreichen. Ein Blick in die Schichtplanung ist je nach Funktionsumfang ebenfalls möglich.

Digitale Zeiterfassung – Vorteile und Nachteile

Die digitale Zeiterfassung bietet viele Vorteile, aber auch einige Nachteile.

Vorteilhaft ist zum Beispiel die Möglichkeit zur einfachen Dokumentation und Auswertung der Arbeitszeiten. Die Lohnbuchhaltung sieht so am Ende des Monats auf einen Blick, wie viele Stunden und Überstunden geleistet wurden, ob Mitarbeiter krank waren oder noch Urlaubstage offen sind. Die Lohnbuchhaltung wird dadurch effizienter, da nicht mehr alle Anträge (wie etwa für die Beantragung von Urlaub) klassisch auf Papier eingereicht werden müssen.

Die Projektplanung profitiert ebenfalls von der digitalen Zeiterfassung. Kosten für neue Projekte lassen sich anhand der Zeitdokumentation älterer Aufträge realistischer einschätzen und für die Angebotserstellung nutzen. Am Ende des Projekts können die Arbeitsstunden damit noch genauer abgerechnet werden. Auch zur flexiblen Schichtplanung und Urlaubszeitplanung sind digitale Zeiterfassungssysteme hilfreich.

Zu den Nachteilen gehört unter anderem der Aufwand, der zunächst für die Installation der Zeiterfassungssysteme nötig ist. Benötigt werden eine spezielle Software oder eine App sowie die entsprechenden Endgeräte. Wenn Du eine digitale Zeiterfassung kostenlos nutzen willst, wirst Du leider nicht fündig. Zudem ist es notwendig, Mitarbeiter je nach Komplexität einzuarbeiten. Manche Angestellte verspüren zudem das Gefühl der Überwachung durch ihren Arbeitgeber oder durch Kollegen, wenn sie alle Zeiten detailliert ins System eingeben.

Vorteil

  • flexible Arbeitszeiten eingeben und auswerten
  • ermöglicht präzise Projektplanung
  • erleichtert die Abrechnung von Stunden
  • optimal zur Urlaubs- und Schichtplanung
  • spart Wege und Papier (z. B. für Urlaubsanträge)

Nachteile

  • Gefühl der Überwachung
  • Kosten für Zeiterfassungstool / -App
  • Einarbeitung nötig
  • moderne, mobile Endgeräte notwendig

Zeiterfassungs-Apps – Funktionsumfang variiert

Eine Mitarbeiter-Zeiterfassungs-App ist praktisch und je nach Variante mit ganz unterschiedlichen Funktionen versehen. Von der Zeiterfassungs-Software für Kleinbetriebe bis hin zu Anwendungen für Großunternehmen ist hier alles dabei.

Folgende Funktionen sind möglich, aber nicht in jeder App vorhanden bzw. je nach Unternehmensgröße und Arbeitsmodelle nicht notwendig:

  • Erfassung der geleisteten Arbeitsstunden
  • projektbezogene Stundenerfassung
  • Dokumentation von Pausen
  • Planung der Urlaubstage
  • Erstellung von Schichtplänen (nur in Betrieben mit Schichtarbeit)
  • GPS-Ortung (zur Mitarbeiterkontrolle)

Beispiele für Zeiterfassungs-Apps

Apps für die digitale Zeiterfassung kostenlos gibt es nicht. Vielmehr existieren verschiedene Softwaresysteme, die zusätzlich eine Zeiterfassungs-App zur mobilen Dateneingabe beinhalten. Zur schnellen Übersicht haben wir drei ausgewählte Softwareprogramme mit App für Dich zusammengestellt, die in der Praxis zum Einsatz kommen.

Crewmeister

Crewmeister ist ein Zeiterfassungs-Tool, mit dem alle Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten bequem eintragen können. Sogar offline funktioniert diese Zeiterfassungs-App. Es besteht die Möglichkeit, feste Pausen einzustellen oder auch individuelle Pausenzeiten einzugeben. Die Arbeitszeiten lassen sich zusätzlich über das Standort-Tracking per GPS überwachen.

Der Preis für Crewmeister hängt von der Mitarbeiterzahl und dem Umfang der genutzten Funktionen ab. Die reine Zeiterfassung gibt es schon ab 10 Euro monatlich, mehr Funktionen wie Urlaubsplaner und Schichtplaner kosten extra.

Papershift

Auch das Zeiterfassungs-Tool Papershift eignet sich für die digitale Zeiterfassung. Zur Verfügung stehen hier viele nützliche Features. Die Zeiterfassungs-App funktioniert auf dem Tablet oder Smartphone. Nach dem Einloggen können Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten im Homeoffice, am Arbeitsplatz, aber auch unterwegs eingeben. Drei Pakete stehen für einen Preis zwischen sechs und zehn Euro pro Mitarbeiter monatlich zur Verfügung.

clocko:do

Diese Zeiterfassungs-App ist speziell für kleine und mittelständische Unternehmen geeignet. Hier gibt es nicht nur eine Zeiterfassung, sondern auch die Möglichkeit,  Kunden- und Projektdaten anzulegen. So werden die Arbeitszeiten projektbezogen exakt erfasst. Die Kosten für das Zeiterfassungs-Tool liegen bei vier bis zwölf Euro pro Nutzer und Monat.

Wichtig ist eine gut funktionierende Synchronisation zwischen App und Desktop-Anwendung, damit Dein Team oder Chef jederzeit einen realistischen Überblick über alle Arbeitszeiten und andere Eingaben behält.

Fazit:

Es gibt viele Möglichkeiten zur flexiblen, digitalen Zeiterfassung. Entscheide Dich am besten für eine Software mit App, die zu Deiner Unternehmensgröße passt und alle nötigen Funktionen bietet. Eine Zeiterfassungs-Software für Kleinbetriebe benötigt meist weniger Funktionen als eine Software für Großunternehmen, in der eine große Anzahl an Mitarbeitern ihren Urlaub sowie Schichten, Pausen und Arbeitsstunden verwalten.

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