Digitaler Stempel – Vor- und Nachteile

Jeder kennt ihn, den klassischen Stempel mit Name, Firmenlogo oder anderen Motiven, der auf Dokumenten zusätzlich zur Unterschrift hinterlassen wird. Viele Unternehmen versenden Dokumente nur noch digital, der alte Stempel hat hier daher ausgedient. Aber auch digitale Schriftstücke können einen Stempel bekommen. Erfahre hier, wie ein digitaler Stempel funktioniert.

Was ist ein digitaler Stempel?

Ein elektronischer Stempel bzw. digitaler Firmenstempel spart Zeit, Kosten und lässt sich einfach herstellen. Der digitale Stempel kann als Ergänzung zur Signatur unter Dokumente gesetzt werden und somit Dich als Eigentümer bzw. Urheber kennzeichnen. Ganz gleich, ob als Firmenstempel, persönliches Siegel oder visuelles Highlight – der virtuelle Stempel macht Schriftstücke individueller und hebt deren Wichtigkeit hervor.

Geeignet ist der digitale Stempel daher für alle Dokumente, die sehr wichtig und bedeutend sind oder die Du als Dein Eigentum deutlich kennzeichnen möchtest. Er gibt Schriftstücken auch eine persönliche oder offizielle Note, je nachdem, an welchen Empfänger Du diese versendest. Digital „bestempeln“ kannst Du damit zum Beispiel PDF-Dokumente, aber auch in einem klassischen Worddokument kannst Du Stempel einfügen.

Digitaler Stempel – verschiedene Anwendungsbeispiele

Ob als Ergänzung zur Unterschrift oder alleinige Signatur, mit einem digitalen Stempel machst Du Deine virtuellen Dokumente rechtssicher. Mit ihm können PDFs zum Beispiel nicht mehr so einfach in bearbeitbare Dokumente umgewandelt werden, was sie sicherer vor Datendiebstahl oder Fälschungen macht. Der digitale Stempel kennzeichnet auch die Originalität und gibt dem Dokument Deine persönliche Signatur in einer professionellen Optik.

Ein digitaler Stempel ist zum Beispiel für folgende Dokumente geeignet:

• Rechnungen
• Mahnungen
• Verträge
• Protokolle
• andere wichtige Schriftstücke und Vereinbarungen zwischen Dir und Deinen Kunden bzw. Geschäftspartnern

Analoger vs. digitaler Stempel

Ein digitaler Stempel bietet gegenüber der klassischen Ausführung einige Vorteile, er hat aber auch Nachteile. Beide findest Du in der folgenden Tabelle im Überblick.

Stempel-Art

Klassischer Holzstempel

Vorteile

• einfache Anwendung
• sofort einsatzbereit
• vielseitige Verwendungsmöglichkeiten
• unterschiedliche Größen, Motive und Farben möglich

Nachteile

• höhere Anschaffungskosten
• Stempelkissen müssen nachgekauft werden
• Stempelkissen kann austrocknen
• Design nicht anpassbar

Digitaler Stempel

Vorteile

• kostenlose Erstellung
• keine Folgekosten
• hohe Auflösung
• individuelles Design
• digital überall verfügbar
• Design anpassbar

Nachteile

• nur digital verwendbar
• nicht für alle Formate geeignet

Digitalen Stempel erstellen – kostenlos mit Word oder Acrobat

Du kannst einen digitalen Stempel mit dem Programm Adobe Acrobat erstellen. Auch ein Design mit Word ist möglich. Hier findest Du beide Möglichkeiten, einen eigenen digitalen Stempel zu gestalten.

Digitalen Stempel erstellen: Word

In Word einen digitalen Stempel zu erstellen, ist relativ einfach und in wenigen Schritten umsetzbar. Du gehst dabei folgendermaßen vor:

Dokument anlegen

Öffne Dein Wordprogramm und lege ein neues Dokument an.

Word-Art einfügen

Über „Einfügen“ öffnet sich das Menü und Du wählst unter „Textfeld“ den Punkt „Word-Art“ aus.

Stempeltext hinzufügen

Entscheide Dich für eine beliebige Schriftart und füge im Textfeld Deinen Stempeltext ein.

Gewünschte Form auswählen

Als Nächstes kannst Du Dein Textfeld beliebig transformieren und in die gewünschte Form bringen. Zum Beispiel kann der Stempeltext kreisförmig oder oval angeordnet sein und so den Rahmen Deines Stempels bilden.

Grafik einfügen

Füge nun noch Dein Firmenlogo oder ein anderes grafisches Element hinzu.

Ist Dein Stempeldesign fertig, speicherst Du die Datei ab.

Du kannst das erstellte Stempel-Logo nun in Deinem Dokument verwenden. Für Verträge und andere Schriftstücke, die Du fälschungssicher machen willst, ist die Umwandlung in ein PDF zu empfehlen.

Statt in Word kannst Du Deinen digitalen Stempel auch in einem klassischen Bildbearbeitungsprogramm erstellen und dann als Grafikdatei in andere Dokumente einbinden. Das funktioniert allerdings nicht mit allen Dateiformaten problemlos.

Digitalen Stempel erstellen: PDF

Da nur PDFs mit Stempel fälschungssicher signiert werden können, kannst Du Deinen digitalen Stempel mit dem Adobe Acrobat Reader DC direkt im PDF einbinden. So funktioniert es Schritt für Schritt:

Vorlagen oder eigene Motive verwenden

In ein PDF-Dokument kannst Du bereits vorgefertigte Motive einfügen, aber auch eigene Stempel. Ein eigenes Stempelmotiv gestaltest Du in einem beliebigen Grafikprogramm.

PDF auswählen und öffnen

Öffne die PDF-Datei, die Du mit einem Stempel versehen willst und anschließend den Reiter "Werkzeuge". Klicke hier auf "Stempel".

Stempel in das Dokument ziehen

Nun kannst Du einen der vorhanden Stempel verwenden oder "Benutzerdefinierte Stempel" wählen und diesen über "Erstellen" und "Durchsuchen" von Deiner Festplatte ins PDF reinladen.

Kategorie auswählen

Wähle nun noch eine zum Stempel passende Kategorie und gibt diesem einen individuell passenden Namen.

Stempel als Standard festlegen

Nach dem Klick auf "OK" kannst Du Dein eigenes Stempelmotiv zukünftig für jedes PDF zum Stempeln verwenden, indem Du es in der Stempelpalette auswählst und im Dokument an der passenden Stelle platzierst.

Nach dem Abspeichern des PDFs ist der Stempel fest integriert und Du kannst das Dokument weiter verwenden.