Die Neuregelungen zur Arbeitszeiterfassung

Der Arbeitgeber ist laut Arbeitsschutzgesetz verpflichtet, ein System einzuführen, mit dem die geleistete Arbeitszeit der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern erfasst werden muss.

Dies hat das Bundesarbeitsgericht in seinem Beschluss vom 13. September 2022 (Az. 1 ABR 22/21) festgestellt. Mit diesem Beschluss hat das Bundesarbeitsgericht verbindlich entschieden, dass das Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) vom 14. Mai 2019 (EuGH Rs. 55/18 CCOO) auch von den deutschen Arbeitgebern zu berücksichtigen ist.

Was diese Neuregelung beinhaltet und was Du als Arbeitgeber in Deutschland beachten musst bei der Arbeitszeiterfassung Deiner Mitarbeiter, erfährst Du in diesem Artikel.

Das Wichtigste in aller Kürze

Aus der Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts geht hervor, dass mit der Einführung eines Systems zur Arbeitszeiterfassung, die tatsächliche Arbeitszeit der Arbeitnehmer erfasst werden muss. Die Pflicht zur Zeiterfassung ist Teil des Arbeitsschutzes. Die Form der Arbeitszeiterfassung ist bisher jedoch nicht vom Gesetzgeber festgelegt worden. Außerdem bleibt trotz dieser Neuregelung das mobile Arbeiten als auch die Vertrauensarbeitszeit weiterhin möglich.

Was wurde durch das BAG in seiner Entscheidung vom 13. September 2022 (BAG – 1 ABR 22/21) beschlossen?

Das Bundesarbeitsgericht hat verbindlich entschieden, dass die gesamte Arbeitszeit der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern aufzuzeichnen ist. Dies ergebe sich aus der unionsrechtskonformen Auslegung des §3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetzes.

§ 3 des Arbeitsschutzgesetzes regelt die Grundpflichten des Arbeitgebers zum Thema Arbeitsschutz. Hiernach hat der Arbeitgeber die erforderlichen Maßnahmen des Arbeitsschutzes unter Berücksichtigung der Umstände zu treffen, die Sicherheit und Gesundheit der Beschäftigten bei der Arbeit beeinflussen. Er hat die Maßnahmen auf ihre Wirksamkeit zu überprüfen und erforderlichenfalls sich ändernden Gegebenheiten anzupassen. Dabei hat er eine Verbesserung von Sicherheit und Gesundheitsschutz der Beschäftigten anzustreben. Zur Planung und Durchführung dieser Maßnahmen hat der Arbeitgeber unter Berücksichtigung der Art der Tätigkeiten und der Zahl der Beschäftigten sodann für eine geeignete Organisation zu sorgen und die erforderlichen Mittel bereitzustellen.

Das BAG hat mit seinem Urteil entschieden, dass die gesetzliche Pflicht zur Einführung eines Arbeitszeiterfassungssystems sich unmittelbar aus Art. 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG herleiten lässt. Als Begründung gibt das BAG an, dass der Arbeitgeber zur Sicherung des Gesundheitsschutzes der Beschäftigten verpflichtet ist, was sich aus dem Wortlaut des Artikels ergibt. Danach erkennt das BAG an, dass die Arbeitszeiterfassung als „Organisation einer erforderlichen Maßnahme des Arbeitsschutzes“ anzusehen ist und deshalb in den Pflichtenkreis des Arbeitgebers fällt.

Die Pflicht des Arbeitgebers beschränkt sich nicht nur auf das zur Verfügungstellung des Systems. Er ist dazu verpflichtet, den tatsächlichen Gebrauch von diesem System sicherzustellen.

Was hat der EuGH in seinem Urteil vom 14. Mai 2019 (EuGH Rs. 55/18 CCOO) entschieden?

Das Bundesarbeitsgericht bezieht sich bei seiner Entscheidung auf das Urteil des Europäischen Gerichtshofes vom 14. Mai 2019. Darin wurde entschieden, dass die europäischen Mitgliedsstaaten verpflichtet werden, ein objektives, verlässliches und zugängliches System einzurichten, welches zur Messung der täglichen Arbeitszeit geeignet ist.

Dies ergab sich nach bisheriger Auffassung jedoch nicht aus den deutschen Arbeitsgesetzen, so dass ein aktueller Handlungszwang für Arbeitgeber nicht bestand. Mit dem Urteil (BAG 1 ABR 22/21) stellt das BAG nun verbindlich fest, dass eine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung besteht. Aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG ergibt sich eine unmittelbare gesetzliche Pflicht zur Einführung eines Arbeitszeiterfassungssystems.

Was genau muss ein AG erfassen? Worauf muss der AG achten?

Konkrete Inhalte zur Arbeitszeitdokumentation sind noch nicht getroffen worden. Es muss jedoch gewährleistet werden, dass die Höchstarbeitszeit nicht überschritten und die täglichen Ruhezeiten wirksam eingehalten werden.

Bisher umfasste § 16 Abs. 2 des Arbeitszeitgesetzes nur die Pflicht für Arbeitgeber die werktägliche Arbeitszeit über acht Stunden sowie die gesamte Arbeitszeit an Sonn- und Feiertagen aufzuzeichnen. Außerdem musste eine Zeiterfassung für Minijobber erfolgen (§ 17 des Mindestlohngesetzes). Die Arbeitszeitnachweise mussten mindestens für zwei Jahre aufbewahrt und auf Verlangen der Aufsichtsbehörde zur Einsicht vorgelegt werden.

Nach dem neuen Urteil zur Arbeitszeiterfassung reicht es laut BAG nun nicht mehr aus, wenn der Arbeitgeber die Arbeitszeit nach den aktuell geltenden Vorgaben aufzeichnet. Du bist als Arbeitgeber nun verpflichtet die gesamte Arbeitszeit aufzuzeichnen. Diese Pflicht umfasst das Aufzeichnen von Beginn, Ende und die konkrete Dauer der täglichen Arbeitszeit. Nur so könne laut BAG die Einhaltung der Hocharbeitszeiten sowie der täglichen und wöchentlichen Ruhezeiten wirksam gewährleistet werden.

Da sich die Pflicht unmittelbar aus dem Arbeitsschutzgesetz ableitet, ist sie schon verpflichtend und muss direkt von den Arbeitgebern umgesetzt werden. Damit sind die neuen Vorgaben bereits jetzt geltendes Recht für den deutschen Arbeitgeber.

Vertrauensarbeitszeit/mobile Arbeit

Die Vertrauensarbeitszeit und das mobile Arbeiten bleiben unter den neuen Vorgaben weiterhin möglich.

Die Vertrauensarbeitszeit ist ein flexibles Arbeitsmodel, bei dem der Arbeitnehmer eigenverantwortlich über Beginn und Ende der vertraglich vereinbarten Arbeitszeit entscheiden kann. Die Erfassung der Höchstarbeitszeit und der Ruhezeiten stehen einem solchen Arbeitsmodell nicht im Weg.

Dennoch heißt das für das Modell „Vertrauensarbeitszeit“ in der Praxis, dass es künftig mehr Kontrolle und eine schwächere Vertrauenskomponente geben wird. Zwar kannst Du als Arbeitgeber mit Deinen Arbeitnehmern vereinbaren, dass sie nicht strikt kontrolliert werden, jedoch müssen auch Beschäftigte mit Vertrauensarbeitszeit ihre tatsächliche Arbeitszeit erfassen. Als Arbeitgeber musst Du dennoch kontrollieren, ob die gesetzlichen Vorgaben zur Arbeitszeit (Höchstarbeitszeit, Ruhezeiten) eingehalten werden.

Das Gleiche gilt für das mobile Arbeiten und das Homeoffice: die neuen Vorgaben gelten unabhängig vom Arbeitsort und müssen bezüglich der Höchstarbeits- und Ruhezeiten eingehalten werden. Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales plant jedoch einen neuen Rechtsrahmen für die mobile Arbeit, welcher voraussichtlich kommendes Jahr vorgelegt wird.

Arbeitszeiterfassung: Arbeitnehmer- und Arbeitgeberpflichten

Was bedeuten die Änderungen jedoch konkret für Dich, Dein Unternehmen und Deine Mitarbeiter?

Du bist als Arbeitgeber zunächst dafür verantwortlich, dass

Die geltenden Gesetze eingehalten werden: Deinen Betrieb dahingehend (neu) zu organisieren, dass die Arbeitszeiten der Mitarbeiter vollständig dokumentiert werden (Die Pflicht ergibt sich unmittelbar aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz).
Bei der Arbeitszeiterfassung musst Du Lage, Beginn, Dauer und Ende der Arbeitszeit tatsächlich erfassen.
Die bloße Bereitstellung eines Zeiterfassungssystems reich nicht aus. Du musst die genaue Uhrzeit des Anfangs und das Ende der Arbeit notieren: eine pauschale Notiz, dass ein Beschäftigter acht Stunden gearbeitet und 30 Minuten Pause gemacht hat, reicht nicht aus.
Du musst nicht allein die Zeiterfassung erledigen: Du darfst Die Zeiterfassung an Deine Mitarbeiter individuell übertragen. Du musst jedoch Vorgaben machen, wie z.B. ein Dokument vorbereiten, in das Deine Arbeitnehmer ihre Arbeitszeiten eintragen können.
Du musst als Arbeitgeber überprüfen, ob die Arbeitszeiten dokumentiert werden. Du darfst Dich nicht darauf verlassen, dass alle Arbeitszeiten korrekt eingetragen worden sind. Dabei steht im Mittelpunkt, dass die Möglichkeit besteht im Nachgang zu kontrollieren, ob die Höchstarbeitszeiten eingehalten worden sind.
Du musst auch eine Zeiterfassung für Minijobber einrichten.
Die Art und Weise, wie Du die Zeiterfassung überprüfst, ist Dir laut BAG selbst überlassen, solange sie den vorangegangenen Ausführungen genügt.
Achtung: Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales hat einen Gesetzesentwurf veröffentlicht, der Einige Vorschläge zur Umsetzung der Entscheidung des BAG umfasst. Insbesondere die potenzielle Pflicht die Zeiterfassung elektronisch umsetzen zu müssen. Um vorausschauend Dein Unternehmen umzugestalten, ist es ratsam, sich zu erkundigen, inwiefern Dein Unternehmen eine elektronische Arbeitszeiterfassung umsetzen könnte.

Aussicht: konkreter gesetzlicher Rahmen für Arbeitszeiterfassung?

Die Entscheidungsgründe des Bundesarbeitsgerichts wurden bereits am 3. Dezember 2022 veröffentlicht. Die konkreten Folgen für den Gesetzgeber müssen jedoch noch geprüft werden. Aus einem ersten Gesetzesentwurf des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales geht Folgendes hervor:

Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit müssen elektronisch festgehalten werden. Dies gelte auch für dienstliche Telefonate oder E-Mails außerhalb der Arbeitszeit.

Eine elektronische Arbeitszeiterfassung muss mehreren Anforderungen standhalten:

Es muss die Sicherheit und den Gesundheitsschutz der Arbeitnehmenden gewährleisten.
Es muss den gesetzlichen Regelungen zum Datenschutz genügen.
Es muss die elektronische Erfassung der Arbeitszeiten auf täglicher Basis ermöglichen.

Arbeitgeber Vorgesetze oder Arbeitnehmer*innen müssen die Zeit dokumentieren.
Arbeitgeber müssen Beschäftigte auf Wunsch über die Aufzeichnung informieren.
Ausnahmen gelten unter anderem für Kleinbetriebe bis zu zehn Mitarbeitern, die die Zeit händisch aufzeichnen können.

Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung besteht gemäß der Rechtsprechung jetzt schon. Der Gesetzesentwurf jedoch ist noch nicht in Kraft getreten. Der Entwurf sieht weiche übergangsfristen zur Umstellung auf die elektronische Arbeitszeiterfassung vor:

1 Jahr ab 250 Mitarbeitern
2 Jahre bei weniger als 250 Mitarbeitern
5 Jahre bei weniger als 50 Mitarbeitern
Die Zeiterfassung in Papierform bleibt weiterhin ausreichend bei 10 Mitarbeitern und weniger.