Sichere Existenzgründung als Hausverwalter: Was Sie wirklich wissen müssen

Seit dem 1. August 2018 haben sich die rechtlichen Anforderungen für die Gründung einer Hausverwaltung deutlich verschärft. Um als Hausverwalter selbstständig tätig zu werden, müssen Sie bestimmte gesetzliche Voraussetzungen erfüllen. Diese Regelungen zielen darauf ab, die Qualität der Dienstleistungen und den Schutz der Eigentümer und Mieter zu verbessern.

Erlaubnispflicht nach § 34c Gewerbeordnung

Die zentrale Voraussetzung für die Gründung einer Hausverwaltung ist die  (GewO). Seit 2018 benötigen Sie diese Genehmigung, wenn Sie gewerbsmäßig Wohnungseigentum nach dem Wohnungseigentumsgesetz verwalten oder für Dritte Mietverhältnisse über Wohnräume betreuen Erlaubnis nach § 34c der Gewerbeordnung. Die Erlaubnis wird auf Lebenszeit erteilt, kann jedoch mit Auflagen verbunden werden.

Nicht unter die Erlaubnispflicht fallen hingegen:

• Die Verwaltung eigener Wohnungen
• Verwalter von Gewerbeimmobilien und unbebauten Grundstücken
• Nicht gewerbsmäßige Wohnimmobilienverwalter, z.B. Miteigentümer oder Verwandte ohne Gewinnerzielungsabsicht

Um die Erlaubnis zu erhalten, müssen Sie folgende Nachweise erbringen:

• Zuverlässigkeit und geordnete Vermögensverhältnisse (durch Führungszeugnis, Gewerbezentralregisterauszug, Bescheinigung in Steuersachen, Auskunft über Schuldnerverzeichnis und Insolvenzfreiheit)
• Berufshaftpflichtversicherung

Für Wohnimmobilienverwalter, die bereits vor dem 1. August 2018 tätig waren, galt eine Übergangsfrist bis zum 1. März 2019. Nach diesem Datum droht ohne Erlaubnis ein  Bußgeld von bis zu 5.000 Euro.

Berufshaftpflichtversicherung als Pflichtversicherung

Besonders wichtig: Seit dem 1. August 2018 sind alle Hausverwalter gesetzlich verpflichtet, eine Berufshaftpflichtversicherung abzuschließen. Ohne diese Versicherung dürfen Sie Ihre Tätigkeit als Hausverwalter nicht ausüben.

Die Berufshaftpflichtversicherung muss folgende Mindestanforderungen erfüllen:

• Deckungssumme von 500.000 Euro pro Versicherungsfall
• Gesamtdeckungssumme von 1.000.000 Euro pro Versicherungsjahr
• Vollständige und unbegrenzte Nachhaftung
• Mitversicherung von Erfüllungs- und Verrichtungsgehilfen

Grundsätzlich ist nach dem Gesetz eine Vermögensschadenhaftpflichtversicherung ausreichend. Diese deckt finanzielle Schäden ab, die dem Immobilieneigentümer durch einen Fehler des Verwalters entstehen. Außerdem bietet sie einen passiven Rechtsschutz, sodass bei ungerechtfertigten Forderungen die Kosten zur gerichtlichen Abwehr übernommen werden.

Allerdings werden Personenschäden oder Schäden an fremdem Eigentum von dieser Versicherung nicht abgedeckt. Hierfür sollten Sie zusätzlich eine Betriebshaftpflichtversicherung abschließen.

Als dritte wichtige Voraussetzung gilt seit 2018 eine verbindliche Weiterbildungspflicht für Wohnimmobilienverwalter. Sie müssen innerhalb von drei Kalenderjahren jeweils 20 Stunden Weiterbildung absolvieren. Diese Pflicht gilt nicht nur für Sie als Gewerbetreibenden, sondern auch für alle Mitarbeiter, die unmittelbar bei der Hausverwaltung mitwirken – selbst geringfügig Beschäftigte.

Die Weiterbildungspflicht beginnt am 1. Januar des Kalenderjahres, in dem die Erlaubnis erteilt oder eine weiterbildungspflichtige Beschäftigung aufgenommen wurde. Bei mehreren gesetzlichen Vertretern einer juristischen Person (GmbH, AG) kann auf die Weiterbildungspflicht einzelner Geschäftsführer verzichtet werden, wenn diese selbst keine erlaubnispflichtigen Tätigkeiten durchführen.

Die Fortbildung kann in verschiedenen Formaten absolviert werden:

• Präsenzveranstaltungen
• Webinare mit Interaktionsmöglichkeit
• Online-Angebote mit Login-Identifikation und Lernerfolgskontrolle
• Selbststudium mit nachweisbarer Lernerfolgskontrolle

Die Weiterbildungsmaßnahmen müssen dokumentiert und die Nachweise fünf Jahre lang aufbewahrt werden. Bei Verstößen gegen die Weiterbildungspflicht können Bußgelder verhängt werden.

Beachten Sie: Wenn Sie gleichzeitig als Immobilienmakler und Wohnimmobilienverwalter tätig sind, erhöht sich die Weiterbildungspflicht auf insgesamt 40 Stunden in drei Jahren (je 20 Stunden pro Tätigkeit).

Die genannten rechtlichen Voraussetzungen stellen sicher, dass Sie als Hausverwalter professionell und verantwortungsbewusst arbeiten. Obwohl die Anforderungen auf den ersten Blick umfangreich erscheinen, bieten sie letztlich Sicherheit für Sie und Ihre Kunden.

Für eine erfolgreiche Existenzgründung als Hausverwalter sind nicht nur rechtliche Voraussetzungen zu erfüllen. Mindestens genauso wichtig sind Ihre fachlichen Qualifikationen und persönlichen Eigenschaften, die über Ihren langfristigen Erfolg in dieser anspruchsvollen Branche entscheiden.

Notwendiges Fachwissen im Immobilienbereich

Der Immobilienmarkt ist komplex und unterliegt ständigen Veränderungen. Als Hausverwalter benötigen Sie daher fundiertes Fachwissen in mehreren Bereichen. Besonders wichtig ist Ihr rechtliches Verständnis: Von Vertragsrecht über Mietrecht bis hin zum Wohnungseigentumsgesetz müssen Sie die gesetzlichen Grundlagen sicher beherrschen. Diese Rechtskenntnisse sind entscheidend, um Eigentümer vor möglichen rechtlichen Risiken zu schützen.

Obwohl keine spezielle Ausbildung für Hausverwalter gesetzlich vorgeschrieben ist, verbessern bestimmte Qualifikationen Ihre Marktchancen erheblich:

• Eine Ausbildung zum Immobilienkaufmann/zur Immobilienkauffrau
• Ein Studium der BWL mit Schwerpunkt Immobilienwirtschaft
• Eine Weiterbildung zum geprüften Immobilienfachwirt/zur Immobilienfachwirtin
• Branchenspezifische Zertifikatslehrgänge

Darüber hinaus sollten Sie über grundlegendes technisches Verständnis verfügen, um Instandhaltungsarbeiten kompetent organisieren und mit Handwerkern professionell kommunizieren zu können. Dies erfordert Grundkenntnisse in Bautechnik und Gebäudeinfrastruktur.

Nicht zuletzt sind Kenntnisse über immobilienspezifische Versicherungen wie Gebäudeversicherungen und Mietausfallversicherungen unerlässlich, um Ihre Kunden umfassend beraten zu können.

Betriebswirtschaftliche Grundkenntnisse

Der wirtschaftliche Aspekt ist in der Hausverwaltung von zentraler Bedeutung. Sie müssen sowohl die Finanzen der verwalteten Objekte als auch Ihr eigenes Unternehmen erfolgreich führen können.

Grundlegende betriebswirtschaftliche Kenntnisse sind daher unverzichtbar. Dazu gehören Buchhaltung, Controlling und die Verwaltung von Mietkonten. Sie müssen in der Lage sein, Wirtschaftlichkeitsrechnungen zu erstellen, um beispielsweise zu ermitteln, ob eine Renovierung günstiger ist als ein Neubau. Auch die Kalkulation von Betriebskosten und die korrekte Erstellung von Betriebskostenabrechnungen fallen in diesen Bereich.

Als selbstständiger Hausverwalter benötigen Sie zudem Kenntnisse in der Preisgestaltung und Kalkulation Ihrer eigenen Dienstleistungen. Eine präzise Finanzplanung ist entscheidend, um Ihr Unternehmen langfristig profitabel zu führen und gleichzeitig wettbewerbsfähig zu bleiben.

Hilfreich ist außerdem ein gewisses mathematisches Grundverständnis, besonders für die Kalkulationen im Bereich Bau und Sanierung. Der sichere Umgang mit spezieller Verwaltungssoftware für Immobilien rundet Ihr betriebswirtschaftliches Profil ab.

Kommunikationsfähigkeit und Konfliktmanagement

In kaum einem anderen Beruf sind soziale Kompetenzen so wichtig wie in der Hausverwaltung. Sie stehen oft zwischen unterschiedlichen Interessen: Eigentümer wünschen Rentabilität ihrer Immobilie, während Mieter hohe Leistungen für geringen Mietzins erwarten.

Dieser Spagat erfordert außergewöhnliche Kommunikationsfähigkeiten und Verhandlungsgeschick. Sie müssen in der Lage sein, auch in schwierigen Situationen professionell zu bleiben und zwischen verschiedenen Parteien zu vermitteln. Besonders in Eigentümerversammlungen sind diplomatische Fähigkeiten gefragt.

Im Berufsalltag werden Sie regelmäßig mit Konflikten konfrontiert sein. Effektives Konfliktmanagement gehört daher zu Ihren Kernkompetenzen. Dazu zählt die Fähigkeit, Konfliktsignale frühzeitig zu erkennen und Spannungen aktiv anzugehen, bevor sie eskalieren.

Wichtig ist eine wertschätzende Kommunikation mit allen Beteiligten. Setzen Sie auf "Ich-Botschaften" statt Vorwürfe, um Vertrauen aufzubauen. Bei der Konfliktlösung sollten Sie stets die wahren Interessen hinter den Positionen erkennen und gemeinsame Lösungen entwickeln, die für alle Beteiligten vorteilhaft sind.

Nicht zuletzt erfordert die Hausverwaltung ein hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein, denn Sie verwalten bedeutende Vermögenswerte anderer Menschen – eine Aufgabe, die Zuverlässigkeit und Integrität voraussetzt.

Die Wahl des richtigen Geschäftsmodells entscheidet maßgeblich über den langfristigen Erfolg Ihrer Hausverwaltung. Der Markt bietet verschiedene Positionierungsmöglichkeiten, die jeweils spezifische Chancen und Anforderungen mit sich bringen.

WEG-Verwaltung vs. Mietverwaltung

Bei der Gründung einer Hausverwaltung steht zunächst die grundlegende Entscheidung zwischen zwei Hauptgeschäftsmodellen an: der WEG-Verwaltung und der Mietverwaltung. Diese unterscheiden sich fundamental in ihren Aufgabenbereichen und rechtlichen Grundlagen.

Die WEG-Verwaltung kümmert sich ausschließlich um das Gemeinschaftseigentum einer Wohnungseigentümergemeinschaft. Ihre Rechtsgrundlage bildet das Wohnungseigentumsgesetz (WEG), das Ihre Aufgaben klar definiert. Dazu gehören die Verwaltung der Rücklagen, das Einberufen von Eigentümerversammlungen sowie die Instandhaltung gemeinschaftlicher Bereiche.

Die Mietverwaltung hingegen konzentriert sich auf die Betreuung einzelner vermieteter Wohnungen oder Immobilien eines Eigentümers. Hier steht das Mietrecht im Vordergrund. Die Aufgaben umfassen die Verwaltung der Mietverhältnisse, Mieterkommunikation, Nebenkostenabrechnungen und die Organisation von Reparaturen innerhalb der Wohnungen.

Der entscheidende Unterschied liegt im Verwaltungsobjekt: Während die WEG-Verwaltung das Gemeinschaftseigentum mehrerer Eigentümer betreut, kümmert sich die Mietverwaltung um das Sondereigentum eines einzelnen Vermieters. Für Ihre Existenzgründung bedeutet dies: Sie müssen sorgfältig abwägen, welches Modell besser zu Ihren Kompetenzen und Marktchancen passt.

Spezialisierung als Wettbewerbsvorteil

Der allgemeine Trend in der Hausverwaltungsbranche geht eindeutig zur Spezialisierung. Dadurch sichern Sie Marktanteile und die langfristige Tragfähigkeit Ihres Unternehmens. Besonders erfolgreiche Hausverwaltungen entwickeln sich zu Experten in Nischenbereichen wie:

• Verwaltung von Ferienimmobilien
• Betreuung komplexer Gewerbeparks
• Management gemischt genutzter Immobilien
• Verwaltung von nach WEG aufgeteilten Wohn- und Pflegeheimen
• Spezialisierung auf nachhaltige oder digitalisierte Immobilienverwaltung

Diese Spezialisierung erfordert allerdings sehr hohes Fachwissen in den jeweiligen Bereichen. Zusätzlich sollten Sie moderne Technologien einsetzen. Die Digitalisierung hat die Branche bereits stark verändert und wird dies weiterhin tun. Hausverwaltungen, die in die richtigen digitalen Lösungen investieren, werden langfristig im Wettbewerb die Nase vorn haben.

Darüber hinaus ist ein fokussiertes Geschäftsmodell ratsam. Versuchen Sie nicht, in andere Geschäftsfelder wie Maklertätigkeiten zu expandieren – die Hausverwaltung ist komplex genug. Konzentrieren Sie sich lieber auf die Kernaufgaben Ihrer Hausverwaltung und optimieren Sie diese.

Preisgestaltung und Kalkulation

Bei der Preisgestaltung Ihrer Dienstleistungen müssen Sie mehrere Faktoren berücksichtigen. Tatsächlich variieren die Kosten einer Hausverwaltung je nach Anzahl der verwalteten Einheiten erheblich. Kleinere WEG-Gemeinschaften zahlen durchschnittlich 4,40 Euro mehr für die Verwaltung als Eigentümer mit mehr Wohneinheiten.

Für die WEG-Verwaltung können Sie  ansetzen zwischen 20 und 40 Euro pro Monat und Wohneinheit. Bei größeren Mehrfamilienhäusern mit mehr als 20 Wohnungen liegt der Preis typischerweise bei 20 bis 30 Euro monatlich. Für eine Mietwohnung berechnen Sie als Hausverwalter zwischen 30 und 40 Euro pro Monat.

Alternativ können Sie bei der Mietverwaltung eine prozentuale Vergütung anhand der Jahresbruttokaltmiete festlegen. Der Vorteil: Sie haben einen wirtschaftlichen Anreiz, für eine durchgängige Vermietung zu sorgen und maximale Mieterträge zu erzielen.

Wichtig ist außerdem, zwischen Standardleistungen und Zusatzleistungen zu unterscheiden. Die Standardverwaltung umfasst lediglich die Mindestaufgaben wie Buchhaltung, Zahlungsverkehr und Abrechnung. Für Sonderleistungen wie Baubetreuung oder zusätzliche Abrechnungen sollten Sie entweder einen höheren Grundpreis oder separate Stundensätze kalkulieren.

Ein realistischer Arbeitsaufwand für die Betreuung eines durchschnittlichen Objektes liegt bei etwa  328 Stunden pro Jahr. Diese Zahl sollte als Grundlage für Ihre Preiskalkulation dienen, damit Sie langfristig profitabel arbeiten können.

Setzen Sie unbedingt auf angemessene Verwaltungsgebühren, um faire Gehälter und stabile Unternehmensgewinne zu gewährleisten. Billigangebote gefährden die Zukunft Ihrer Hausverwaltung – nur mit hochwertiger Verwaltung und einem gut bezahlten Team können Sie den Ansprüchen der Eigentümer gerecht werden.

Die finanzielle Planung bildet das Rückgrat einer erfolgreichen Existenzgründung im Bereich Hausverwaltung. Anders als viele andere Unternehmensformen können Sie mit relativ geringem Startkapital beginnen, dennoch ist eine sorgfältige Kalkulation unerlässlich.

Startkosten realistisch kalkulieren

Für eine Hausverwaltung benötigen Sie zunächst eine grundlegende Ausstattung. Im Wesentlichen reichen ein Laptop, ein Telefon und ein Schreibtisch im Home-Office aus. Hinzu kommen weitere Kostenpunkte wie:

• Gewerbeanmeldung (maximal 60 EUR)
• Anfängliches Marketingbudget für Briefpapier, Visitenkarten und Website
• Berufshaftpflichtversicherung und weitere Versicherungen
• Eventuell Notarkosten für die Gründung einer GmbH

Für eine professionelle Vollzeitgründung sollten Sie mit einem  planen realistischen Gesamtkapital von etwa 52.000 Euro. Davon entfallen rund 10.000 Euro auf Betriebsausgaben wie Softwarelizenzen, Versicherungskosten und Marketing, während der größere Teil als finanzielles Polster für Ihren Lebensunterhalt in den ersten Jahren dient.

Businessplan erstellen

Ein überzeugender Businessplan ist das Herzstück Ihrer Gründung. Er dient nicht nur als Entscheidungsgrundlage für potentielle Geldgeber, sondern gibt Ihnen außerdem wichtige Orientierung während der Gründungsphase.

Im Businessplan analysieren Sie zunächst den Markt und den Wettbewerb an Ihrem Standort. Anschließend definieren Sie Ihr Angebot, die Preisgestaltung und Ihr Alleinstellungsmerkmal. Besonders wichtig ist der Finanzteil, in dem Sie monatliche Kosten und Einnahmen für einen Zeitraum von üblicherweise drei Jahren gegenüberstellen.

Viele Gründer schätzen tatsächlich ihre Kosten zu niedrig und ihre Einnahmen zu hoch ein. Deshalb sollten Sie im Businessplan genau kalkulieren, wie viele Objekte Sie zu welchem Preis verwalten müssten, um davon leben zu können.

Fördermöglichkeiten für Existenzgründer

Zur Finanzierung Ihrer Hausverwaltung können Sie verschiedene Förderprogramme nutzen. Besonders relevant sind:

Der Gründungszuschuss der Bundesagentur für Arbeit unterstützt Personen, die aus der Arbeitslosigkeit heraus gründen. Die Höhe entspricht Ihrem letzten Arbeitslosengeld plus 300 Euro für die Sozialversicherung und wird zunächst für sechs Monate gezahlt, mit Verlängerungsoption um weitere neun Monate.

Alternativ bietet der ERP-Gründerkredit der KfW-Bank Finanzierung für Investitionen und Betriebsmittel. Die Zinsen sind günstig (aktuell zwischen 1,00 und 2,12% jährlich) mit einer Rückzahlungsdauer von bis zu 10 Jahren und einer tilgungsfreien Zeit von bis zu zwei Jahren.

Darüber hinaus existieren zahlreiche regionale Förderprogramme mit unterschiedlichen Schwerpunkten. Eine individuelle Prüfung der Anforderungen und Konditionen ist hierbei unverzichtbar.

Eine erfolgreiche Hausverwaltung erfordert nicht nur fachliche Kompetenz, sondern auch ein professionelles Risikomanagement. Wer die typischen Fallstricke kennt und entsprechende Vorsorgemaßnahmen trifft, sichert seinen langfristigen Geschäftserfolg.

Haftungsrisiken erkennen und minimieren

Als Hausverwalter haften Sie sowohl gegenüber der Eigentümergemeinschaft als auch gegenüber Dritten für Schäden, die durch schuldhafte Pflichtverletzungen entstehen. Besonders kritische Bereiche sind die verzögerte Durchführung notwendiger Sanierungen, mangelhafte Überprüfung von Handwerkerleistungen oder fehlerhafte Jahresabrechnungen.

Zur Minimierung dieser Risiken sollten Sie alle Verwaltungsprozesse transparent dokumentieren. Setzen Sie auf klare Vertragsgestaltungen mit eindeutigen Klauseln zu Mängeln, Fristen und Nebenabreden. Verlassen Sie sich niemals auf mündliche Zusagen – ohne schriftliche Fixierung sind diese oft nicht einklagbar.

Liquiditätsengpässe verhindern

Liquiditätskrisen entstehen in der Hausverwaltung häufig durch , schlechtes Hausgeldmanagement oder mangelhaftes Mahnwesen nicht entrichtetes Hausgeld. Ihre Hauptaufgabe ist es, solche Engpässe frühzeitig zu erkennen und gegenzusteuern.

Bilden Sie vorsorglich eine separate Liquiditätsrücklage neben der gesetzlich vorgeschriebenen Instandhaltungsrücklage. Allerdings dürfen Sie keinesfalls ohne Genehmigung der Eigentümer auf die Instandhaltungsrücklage zugreifen – dies wäre pflichtwidrig und könnte Schadensersatzansprüche auslösen.

Versicherungsschutz optimieren

Für Hausverwalter sind folgende Versicherungen unverzichtbar:

• Vermögensschadenhaftpflicht: Seit 2018 gesetzlich vorgeschrieben mit einer Mindestdeckung von  und 1 Million Euro jährlich 500.000 Euro pro Schadensfall
• Betriebshaftpflicht: Deckt Personen- und Sachschäden ab, die im Rahmen Ihrer Tätigkeit entstehen
• Haus- und Grundbesitzerhaftpflicht: Für die verwalteten Objekte, schützt bei Schadenersatzansprüchen Dritter

Achten Sie darauf, dass Ihre Versicherungspolicen regelmäßig überprüft und an aktuelle Bedürfnisse angepasst werden.

Rechtliche Stolpersteine umgehen

Im Mietrecht und WEG-Recht lauern zahlreiche Fallstricke. Eine häufige Fehlerquelle ist die unzureichende Einhaltung der Verkehrssicherungspflichten. Als Verwalter haften Sie neben der Gemeinschaft unmittelbar für Schäden, die durch den Einsturz oder das Ablösen von Teilen der Wohnanlage entstehen.

Führen Sie daher regelmäßige Objektbegehungen durch und dokumentieren Sie alle Maßnahmen zur Gefahrenabwehr. Beachten Sie außerdem die gesetzlichen Informationspflichten gegenüber Eigentümern – fehlende Transparenz kann rechtliche Konsequenzen haben.

Ein strukturiertes Risikomanagement mit klaren Kommunikationswegen und Entscheidungsprozessen bildet letztlich das Fundament für den nachhaltigen Erfolg Ihrer Hausverwaltung.

Zusammenfassend bietet die Hausverwaltung ein zukunftssicheres Geschäftsmodell mit überschaubaren Einstiegshürden. Tatsächlich können Sie bereits mit relativ geringem Startkapital von etwa 52.000 Euro und der notwendigen Erlaubnis nach § 34c GewO Ihre eigene Hausverwaltung aufbauen.

Die Kombination aus rechtlichem Fachwissen, betriebswirtschaftlichen Kenntnissen und ausgeprägten kommunikativen Fähigkeiten bildet dabei das Fundament für Ihren nachhaltigen Erfolg. Allerdings sollten Sie die beschriebenen Risiken nicht unterschätzen - eine sorgfältige Planung und professionelles Risikomanagement sind unverzichtbar.

Der Immobilienmarkt entwickelt sich stetig weiter und schafft neue Chancen für spezialisierte Hausverwalter. Deshalb ist jetzt der ideale Zeitpunkt, um in diese Branche einzusteigen. Mit der richtigen Vorbereitung und einem durchdachten Geschäftsmodell können Sie jetzt gründen und sich als kompetenter Hausverwalter etablieren.