Digitales Kassenbuch

Bareinnahmen in Unternehmen lassen sich mit einem digitalen Kassenbuch effizient und kostensparend dokumentieren. Lies hier, wie Du es richtig führst, warum ein Kassenbuch für Kleinunternehmer keine Pflicht ist und worauf es sonst noch ankommt.

Digitales Kassenbuch als Alternative

Werden in einem Unternehmen Bargeldgeschäfte getätigt, müssen diese, wie alle anderen Geldeingänge, ordentlich erfasst werden. Sämtliche Einnahmen und Ausgaben, die bar bezahlt wurden, sind darin aufzuführen.

Am Ende lässt sich daraus ein Kassenbericht erzeugen, der Dir zeigt, wie viel Du eingenommen hast. Auch für die Steuererklärung wird das Kassenbuch inklusive aller Geschäftsvorfälle herangezogen.

Früher wurden Kassenbücher manuell geführt, das heißt, Einnahmen und Ausgaben handschriftlich auf Papier notiert. Heute wählen die meisten Unternehmen jedoch ein elektronisches Kassenbuch, denn es vereinfacht die Kassenbuchführung deutlich.

Gibt es eine Pflicht zur Kassenbuchführung?

Jeder Unternehmer, der Bargeldeinnahmen hat, ist dazu verpflichtet, ein Kassenbuch zu führen. Das betrifft jedoch nur Unternehmen, die bilanzierungspflichtig sind. Freiberufler und Selbständige, die ihre Gewinne per Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) ermitteln, sind nicht zur Kassenbuchführung verpflichtet.

Darüber hinaus gibt es Ausnahmeregelungen für Start-ups und Einzelunternehmer, die bestimmte Umsatzgrenzen nicht überschreiten. Zudem braucht das Kassenbuch Kleinunternehmer nicht zu interessieren, da das Führen auch hier nicht notwendig ist. In kleingewerblichen Betrieben sind die Umsätze nämlich begrenzt, sodass gar keine Pflicht zum Kassenbuch führen besteht.

Digitales Kassenbuch – Vorteile und Nachteile

Ein digitales Kassenbuch bietet Vorzüge, aber auch Nachteile. Für eine bessere Übersicht haben wir beide Seiten für Dich im Folgenden genauer unter die Lupe genommen.

Digitales Kassenbuch – Vorteile

Ein digitales Kassenbuch spart viel Zeit und Nerven, denn Du musst keine handschriftlichen Einträge mehr hinterlassen. Die Eingabe geht schnell und in der Regel einfach. Dabei behältst Du jederzeit einen guten Überblick über Deine Einnahmen und Ausgaben. Mit einem einfachen Kassenbericht siehst Du jeden Tag, welche Umsätze Dein Geschäft gemacht hat.

Elektronische Kassenbücher sind weniger fehleranfällig aufgrund der automatisierten Vorgänge. Bei fehlerhaften Eingaben bekommst Du die passende Rückmeldung. Da die Kassenbuch Software GoBD-konform ist, kannst Du einer Prüfung vom Finanzamt gelassen entgegenblicken und musst keine hohen Nachzahlungen aufgrund von Unstimmigkeiten befürchten.

Von Vorteil sind zudem die häufig vorhandenen Schnittstellen zum Steuerberater oder Finanzamt, aber auch zu Buchhaltungs- und Warenwirtschaftssystemen, die Deine Geschäftsprozesse noch effizienter machen.

Digitales Kassenbuch – Nachteile

Die Vorteile überwiegen zwar, dennoch gibt es beim digitalen Kassenbuch auch Nachteile. Nicht jede Software lässt sich einfach bedienen, in einigen Fällen ist eine gewisse Einarbeitungszeit nötig. Stürzt die Software mal ab, bevor ein Backup erstellt wurde, kann ein Datenverlust Probleme nach sich ziehen. Weiterhin sind regelmäßige Updates nötig und die höheren Anschaffungs- und Wartungskosten sollten ebenfalls nicht vergessen werden.

Vorteile

• bietet guten Überblick über Tageseinnahmen und Ausgaben
• spart Zeit durch schnelle Datenerfassung
• weniger fehleranfällig
• viele automatisierte Vorgänge
• GoBD-konform
• erleichtert Betriebsprüfungen
• oft Schnittstellen für Steuerberater und Finanzamt vorhanden

Nachteile

• Software kann abstürzen
• Gefahr von Datenverlust
• regelmäßig Updates nötig
• höhere Anschaffungs- und Wartungskosten

Kassenbuch führen – Voraussetzungen

Wenn Du ein elektronisches Kassenbuch führen möchtest, sind bestimmte Anforderungen und Vorschriften zu erfüllen.

Das muss drinstehen:

• Datum
• Höhe der Bareinnahme oder Barausgabe
• fortlaufende Belegnummer für jeden Vorgang
• Buchungstext mit Erklärung
• genauer Betrag in Euro
• Angabe des Steuersatzes (19, 7 oder 0 % Umsatzsteuer)
• exakter Umsatzsteuerbetrag
• Ist-Kassenstand und Soll-Kassenbestand

Der Soll-Kassenbestand muss immer mit dem Ist-Kassenstand übereinstimmen. Sämtliche Buchungen im Kassenbericht sind eindeutig, korrekt und zeitnah zu dokumentieren. Die Übersicht sollte zudem so gestaltet sein, dass jederzeit und unangemeldet eine einfache Kassennachschau möglich ist.

Einmal erstellte Kassenbücher dürfen sich im Nachhinein nicht mehr verändern lassen. Du kannst also nur eine Kassenbuch-Software zur Kassenführung verwenden, bei der nach dem Abschluss aller Buchungen keine Änderungen mehr möglich sind.

Zur Kassenführung kannst Du eine Kassenbuch-Software lokal auf Deinem Rechner installieren oder das Kassenbuch online führen. Wenn Du Dein digitales Kassenbuch kostenlos nutzen möchtest, bieten Dir allerdings nur wenige Onlineanbieter einfache Tools, mit denen Du Deine Bargeschäfte einfach dokumentieren kannst. Soll die Kassenbuch-Software weitere Funktionen zur Buchhaltung, Rechnungserstellung und Abgabe von Steuererklärungen haben, ist eine professionelle Software gegen Gebühr meist die bessere Lösung.

Das sollte eine gute Kassenbuch-Software leisten

Anbieter für Kassenbuch-Softwarelösungen gibt es viele. Nicht alle eignen sich jedoch für den professionellen Einsatz.

Auf folgende Punkte kommt es bei der Auswahl an:

Verständliche Software in deutscher Sprache

Das Kassenbuch muss einfach verständlich und jederzeit für Prüfer nachvollziehbar sein.

Unveränderbar

Das digitale Kassenbuch muss unveränderbar sein, d. h. Eingaben dürfen sich nach Kassenschluss nicht mehr nachträglich abändern, löschen oder hinzufügen lassen.

Aktualität

Entscheidend ist die Aktualität. Spätestens nach einem Tag sollten alle Einträge im Kassenbuch stehen.

Zeitliche Abfolge

Die richtige zeitliche Abfolge der Buchungen ist ebenso wichtig.

Rechtssicherheit

Nur wenn eine Software den Anforderungen der GoBD entspricht, wird diese bei einer Betriebsprüfung vom Finanzamt anerkannt. Stellt der Prüfer Unregelmäßigkeiten fest, sind aufwändige Nachprüfungen und bei Falschangaben hohe Nachzahlungen möglich. Zeiträume, in denen die Barumsätze nicht einwandfrei über das Kassenbuch nachvollziehbar dokumentiert sind, werden vom Finanzamt oft nachträglich geschätzt und mit hohen Nachzahlungen belegt.

Einfache Bedienung

Die Bedienung sollte intuitiv und auch für technisch wenig versierte Anwender geeignet sein.

Automatische Fehlerquellen

Eine gute elektronische Kassenbuch-Software erkennt Fehler automatisch und gibt dem Anwender entsprechendes Feedback. Schnittstellen zur Buchhaltung, zum Warenwirtschaftssystem, Finanzamt oder Steuerberater sind bei vielen professionellen Tools inklusive.

Funktion für Papierbelege

Papierbelege sollten einfach digitalisiert und der Software hinzugefügt werden können.

App

Einige Tools bieten sogar eine zusätzliche Kassenbuch-App, um unterwegs Eingaben tätigen zu können. Das ist zum Beispiel für mobil arbeitende Unternehmer sinnvoll.

Regelmäßige Backups

Die Software sollte regelmäßig und automatisch alle Daten sichern.

Reicht auch eine digitale Registrierkasse?

Moderne Registrierkassen ermöglichen die einfache und effiziente Aufzeichnung aller Bargeschäfte. Diese kommt daher in Läden und Lokalen zum Einsatz, in denen täglich viele Barumsätze getätigt werden. Über die digitale Registrierkasse werden alle Einnahmen und Ausgaben digital gespeichert, Kundenbelege gedruckt sowie Warenwirtschaftssysteme oder die Buchhaltungssoftware mit Daten versorgt.

Zusätzlich können sämtliche Barvorgänge am Ende des Tages in das digitale Kassenbuch übernommen und einfach ausgewertet werden. Die Pflicht zum Führen eines Kassenbuches entfällt durch die Verwendung einer digitalen Registrierkasse also nicht.

Anbieter von Kassenbuch-Software-Programmen

Du planst, Dein Kassenbuch auf eine digitale Variante umzustellen? Hier findest Du ein paar professionelle Software-Anbieter für digitale Kassenbücher, die sich in der Praxis schon mehrfach bewährt haben.

• Lexoffice
• Lexware
• sevdesk
• DATEV