Wenn Gründer meinen Controlling & KPI Workshop besuchen, frage ich im Vorfeld, was sie unter dem Begriff Controlling verstehen. In der Regel fallen die Begriffe KPIs, Businessplan, Umsatz, Liquidität, Cashflow und mit einem Augenzwinkern natürlich auch der Begriff Kontrolle. Diese Statements sind nur bedingt korrekt. Controlling ist weder langweilig noch beschäftigt man sich nur mit Zahlen, Excel-Tabellen oder schwer verständlichen Diagrammen.
Controlling kann in verschiedene Kategorien oder Bereiche unterteilt werden. Am gängigsten ist die Unterteilung in das operative und strategische Controlling. Diese kompliziert klingenden Begriffe sind inhaltlich sehr einfach. Sobald Du Dich mit Deiner Geschäftsidee auseinandersetzt, befindest Du Dich bereits mitten im strategischen Controlling.
Ohne den Terminus bewusst zu verwenden, beschäftigst Du Dich mit strategischen Themen, wie zum Beispiel:
Ein wirksames Controlling ist so spannend wie ein Krimi und darf begeistern, weil es viele Antworten auf folgende strategischen Fragen liefert.
Die Antworten auf diese strategischen Fragen definieren sich idealerweise in Zielen, welche im operativen Controlling erfüllt werden sollen. Demnach zeigt das strategische Controlling, ob Du die richtigen Dinge tust und das operative, ob Du die Dinge richtig tust.
Das operative Controlling hat einen Zeithorizont von ein bis drei Jahren und fixiert im Rahmen eines Jahresbudgets die Ziele für die jeweiligen Funktionsbereiche. Funktionsbereiche sind die Abteilungen oder Organisationseinheiten in einem Unternehmen.
Start-ups sprechen noch nicht von Funktionsbereichen, weil die Teammitglieder einfach die Aufgaben übernehmen, die sie am besten können und erledigt werden müssen. Sobald das Gründerteam feststellt, dass es aufgrund der wachsenden Unternehmensgröße das Unternehmen nicht mehr effektiv über persönliche Gespräche oder Telefonate steuern kann, wird deutlich, dass klare Steuerungsmechanismen benötigt werden.
In der Regel werden neue Mitarbeiter:innen eingestellt, neue Vertriebswege eröffnet und mehr Geld ins Marketing gesteckt. Es entstehen richtige Abteilungen. Gestartet wird in der Regel mit dem Engineering und Customer Service. Im weiteren Verlauf etablieren sich das Marketing und der Vertrieb. Auch die Finanzen werden immer wichtiger und es entsteht der Wunsch, die Kosten verursachungsgerechter zuzuordnen. Die Gründer und Investoren möchten wissen, mit welchen Produkten Geld verdient wird und ob neue Mitarbeiter eingestellt werden können. Den jeweiligen Abteilungen werden Budgets zugewiesen, über die sie frei verfügen können.
Diese Aktivitäten lassen sich nicht mehr alleine mit Excel koordinieren. Intelligente ERP-Systeme helfen organisatorische Themen, wie Zeiterfassung, Dateiablage und Teamaktivitäten zu tracken. Buchhaltungsaktivitäten und Zahlungsaktivitäten können automatisiert werden. Weiterhin enthalten solche ERP-Systeme Sonderfunktionen, wie zum Beispiel das Projektmanagement und die Reisekostenerfassung.
Gründungscoachs und Mentoren empfehlen jedem Start-up dennoch sehr früh mit dem Sammeln und Dokumentieren von Informationen über die eigenen Prozesse, Kunden, Wettbewerber, den Marktentwicklungen, sowie möglichen Risiken und Chancen zu beginnen.
Dabei generiert das Gründungsteam wertvolles Wissen über Gesetzmäßigkeiten und Zusammenhänge im eigenen Unternehmen. Sie entwickeln unternehmensspezifische Faustformeln, die ihre Kompetenzen bestätigen und eine Kommunikation auf Augenhöhe mit den Investoren ermöglichen.
Scheitert das Start-up an diesen Herausforderungen, kann schnell das Chaos ausbrechen. Wer den Überblick verliert, macht unnötige Fehler. Es kann zu Liquiditätsengpässen kommen. Im schlimmsten Fall müssen Mitarbeiter entlassen werden oder das ganze junge Unternehmen steht auf der Kippe.
Die Liquiditätsplanung ist ein entscheidendes Instrument, um sicherzustellen, dass ein Start-up über ausreichend liquide Mittel verfügt, um seine laufenden Verpflichtungen zu erfüllen und finanzielle Engpässe zu vermeiden.
Das Finanzmanagement in Start-ups ist von entscheidender Bedeutung, um sicherzustellen, dass das Unternehmen auf dem richtigen Weg bleibt, finanziell nachhaltig wächst und langfristig erfolgreich ist.
Eine gesicherte Liquidität sollte unbedingt zum Thema Nr. 1 bei Start-ups und Gründern zählen.
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