Digitale Archivierung

In vielen Büros stapeln sie sich oder verstauben in endlos langen Regalen – Aktenordner, in denen sämtliche Geschäftsvorgänge dokumentiert und anschließend abgeheftet wurden. Diese Art der Archivierung verbraucht nicht nur Unmengen an Platz, sie ist auch zeitaufwendig zu organisieren.

Immer mehr Unternehmen führen daher die digitale Archivierung ein, zum Beispiel für die Eingangsrechnungen und die Eingangspost. Auch kann Dir die digitale Archivierung privat Vorteile bringen. Das ist vor allem der Fall, wenn Du große Datenmengen abheften musst. Welche Vorzüge die digitale Archivierung mit sich bringt und nach welchen Vorgaben Dokumente digital abgelegt werden dürfen, erfährst Du im folgenden Beitrag.

Digitale Archivierung: Definition

Als Definition der digitalen Archivierung lassen sich sämtliche Maßnahmen zur Speicherung von Daten und deren Ablage in einem Online-Archiv zusammenfassen. Gespeichert werden dabei Dateien ganz unterschiedlicher Formate wie etwa PDFs, Textdokumente, Grafiken und andere.

Die Speicherung von Dokumenten erfolgt bei der elektronischen Archivierung auf einem digitalen Datenträger, zum Beispiel mit einer Archivierungssoftware. Gespeichert werden dabei digitale Dokumente, aber auch Papiere, die zur Archivierung erst noch digitalisiert werden müssen. Diese werden eingescannt und erst dann digital im Archiv abgelegt.

Digitale Archivierung: gesetzliche Vorgaben

Bei der digitalen Archivierung steht Unternehmen die Wahl der passenden Software grundsätzlich frei. Für die Geschäftsunterlagen, die zur Buchführung gehören, gibt es jedoch gesetzliche Vorgaben, was die Art und Dauer der Aufbewahrung betrifft.

Die Archivierung der Personalakten sowie Verträge mit Kunden und Geschäftspartnern muss entsprechend dem Datenschutzgesetz sicher und gut geschützt vor dem Zugriff Dritter erfolgen.

Alle Dokumente, die für die Buchhaltung bzw. das Finanzamt für eventuelle Kontrollen und Nachprüfungen wichtig sind, müssen darüber hinaus mindestens für zehn Jahre archiviert werden.

Eine Software zur Archivierung sollte daher im geschäftlichen Umfeld die folgenden Grundsätze erfüllen:

ordnungsgemäße Buchführung (GoB)

ordnungsgemäße DV-gestützte Buchführungssysteme (GoBS)

Datenzugriff und Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)

Wenn Du auf die digitale Buchführung umsteigst und Deine Einnahmen und Ausgaben nur noch mit digitalen Belegen archivierst, muss die Archivierungssoftware revisionssicher sein. So wird sichergestellt, dass Du an den Rechnungen oder Ausgabebelegen keine nachträglichen Veränderungen mehr vornehmen kannst.

Nur eine revisionssichere Software wird bei einer Betriebsprüfung vom Finanzamt anerkannt. Ist dieses Kriterium nicht erfüllt, musst Du zusätzlich alle Beläge in Papierform aufbewahren.

Digitale Archivierung: Vor- und Nachteile

Nicht nur das Ablegen von digitalen Dokumenten geht deutlich schneller als in papierform in Aktenordnern. Auch das Wiederfinden von Daten ist im digitalen Archivierungssystem dank intelligenter Suchfunktionen schnell möglich. Eine kurze Eingabe reicht und schon lässt sich das gesuchte Dokument im Archiv öffnen.

Ob digitale Archivierung von Eingangsrechnungen, digitale Archivierung der Eingangspost oder digitale Archivierung privat – mit der richtigen Archivsoftware kannst Du alles ordentlich und platzsparend abspeichern und jederzeit schnell darauf zugreifen.

Digital sind zudem alle Daten sicher vor Feuer- und Wasserschäden. Aktenordner könnten dagegen bei einem Havariefall zerstört werden.

Nachteilig ist hingegen, dass die Möglichkeit des Datenverlustes besteht. Wenn Dokumente an einem falschen Ort und nicht mit der richtigen Kennzeichnung abgespeichert werden, ist das Auffinden zudem sehr schwer. Hinzu kommt der Aufwand für Schulungen der Mitarbeiter im Umgang sowie Updates und Wartungen der Archivsoftware.

Wie Du siehst, bietet die digitale Archivierung zwar Vorteile, hat aber auch Nachteile – vor allem, wenn sie nicht vorschriftsmäßig durchgeführt wird. Hier findest du noch mal alle Vor- und Nachteile für die digitale Archivierung auf einen Blick zusammengefasst:

Vorteile

• schnelle und einfache Ablage
• effektive Dokumentensuche
• sichere Aufbewahrung
• Schutz vor Wasser- und Feuerschäden
• sicher vor Fremdzugriff

Nachteile

• Möglichkeit von Datenverlust
• Unauffindbarkeit von Dokumenten durch Fehler bei der Archivierung
• Einarbeitung ins Archivsystem bei neuen Mitarbeitern nötig
• Update- und Wartungskosten

Digitale Archivierung: Anforderungen

Dokumente digital zu archivieren, erfordert je nach Software mehr oder weniger Fachkenntnisse. Die meisten Softwareprogramme machen eine Einarbeitung nötig, um alle Anforderungen zur digitalen Archivierung zu erfüllen.

Da die digitale Archivierung gesetzliche Vorgaben beachten muss, kommt es noch auf weitere Punkte an:

Grundsätze für die Archivierung einhalten

Um Fremden keinen Zugriff auf wichtige Dokumente zu ermöglichen, müssen alle Daten sicher und gemäß rechtlicher sowie unternehmensinterner Anforderungen archiviert werden. Alle Mitarbeiter im Unternehmen, die Zugriff aufs Archiv haben und darin Daten abspeichern, sind daher immer auf den neuesten Stand zu bringen, was das Thema Datensicherung und den Umgang mit der Archivsoftware betrifft.

Vollständige Erfassung

Dokumente müssen als Original und komplett mit allen Seiten erfasst (gescannt) werden. Auch Anhänge, Bilder und andere Zusatzdokumente sind zu archivieren. Regelmäßige Systemprotokolle sind hilfreich, damit kein Dokument verloren geht.

Einfacher Zugriff für externe Prüfer

Steht eine Betriebsprüfung oder andere Prüfung durch eine Behörde an, muss Deine digitale Archivierung gesetzliche Vorgaben erfüllen und leicht zugänglich sowie gut verständlich organisiert sein.

Änderungsprotokolle

Damit nachträglich niemand abgelegte Dokumente manipulieren kann, sind Veränderungsprotokolle Voraussetzung. Darin wird jede nachträgliche Änderung protokolliert und kann zu Beweiszwecken herangezogen werden.

Sicherheit/Datenschutz

Alle Daten des Personals und der Kunden sind besonders gut vor einem unbefugten Zugriff zu schützen.

Organisation

Dokumente werden am besten täglich im Archiv abgelegt, damit sich keine riesigen Berge ansammeln. Eine zeitnahe Bearbeitung ist zu empfehlen. Am besten wird alles sofort eingescannt und ordentlich im Archiv gesichert, sodass der Zugriff darauf auch für andere Mitarbeiter im Unternehmen zügig gewährleistet ist.

Kategorisierung

Schon bei der Ablage entscheidet sich, wie schnell und effizient später ein Dokument über die Suchfunktion im Archiv wiedergefunden werden kann. Hier kommt es auf die richtige Einordnung in Kategorien an.

Aufbewahrungsfristen beachten

Wie lange Dokumente im Archiv aufbewahrt werden müssen, ist unterschiedlich. Bei den meisten Geschäftsdokumenten, die für die steuerliche Betrachtung relevant sind, beträgt die Frist zehn Jahre. Darüber hinaus können Geschäftsunterlagen auch länger aufbewahrt werden, zum Beispiel Daten von langjährigen Kunden und Projekten.

Elektronische Archivierungssysteme für verschiedene Branchen

Elektronische Archivierungssysteme gibt es viele. Einige eignen sich eher für kleine Unternehmen, andere für Großkonzerne. Dokumente, Dateien und Ordner werden dabei in den Dokumenten-Management-Systemen (kurz DMS) abgelegt.

Es gibt zudem spezielle Archivierungssysteme, die sich an die Bedürfnisse unterschiedlicher Branchen anpassen lassen. Über die Zusammenstellung verschiedener Module lässt sich die Software individualisieren, sodass sie genau auf das Unternehmen zugeschnitten ist.