Einmalige und laufende Kosten der GmbH: So kalkulierst Du richtig

Was die Gründung einer GmbH kostet, kann nicht pauschal durch eine festgelegte Summe beantwortet werden. Die Gründungskosten hängen von mehreren Faktoren ab: Was du schlussendlich bezahlst, kann aufgrund der Anzahl der Gründer:innen, die örtlichen Notarkosten und je nach individuellem Beratungsbedarf variieren.

Vorweg: Grundsätzlich kann man von einer Richtsumme zwischen 800-1000 Euro ausgehen (insofern man das Stammkapital von 25.000 Euro nicht einberechnet). Wie sich diese Summe zusammensetzt und an welche Kostenpunkte Du denken musst, erfährst Du in folgendem Artikel.

Egal, ob vvGmbH oder GmbH: Die Hauptkosten, mit denen beide Rechtsformen kalkulieren müssen, sind immer gleich – unter anderem auch deswegen, weil sich der Gründungsprozess ähnelt.

Diese Kosten der GmbH Gründung schlagen erfahrungsgemäß besonders stark zu Buche:

• Das Stammkapital in Höhe von mindestens 25.000 Euro

•  Die Kosten, die GmbH Gründer:innen an Notar:innen zahlen

•  Diverse Gebühren, zum Beispiel für die Eintragung in das Handelsregister und die Markenanmeldung

• Rechtsberatung und Entwurf sowie Beurkundung des Gesellschaftsvertrags sowie für den Beschluss über die Gesellschafterbestellung 

• Erstellung der Gesellschafterliste 

• Erstellung sonstiger Rechtstexte (Beispielsweise IP-Übertragungsverträge, Lizenzverträge, AGB, Datenschutz)

Die Kosten für die zu beurkundenden Dokumente hängen von dem gewählten Notariat ab. Außerdem hängen die Notariatskosten davon ab, ob Du allein oder mit mehreren Gesellschafter:innen gründest. Zudem spielt auch die Höhe des eingezahlten Stammkapitals eine Rolle. Solltest Du nur das Mindeststammkapital von 25.000 Euro einzahlen wollen, entstehen beim Notar Kosten von ca. 470-550 Euro.

Schon gewusst: Es besteht zwar die Möglichkeit, Dir den Gesellschaftsvertrag von einem Notariat als Entwurf anfertigen zu lassen, Du kannst den Gesellschaftsvertrag jedoch auch mit den Anwält:innen Deines Vertrauens entwerfen und dem zuständigen Notar vorlegen.

Für eine GmbH Gründung benötigst Du einen schriftlich und notariell beurkundeten Gesellschaftsvertrag. Der Vertrag muss eine Reihe an Mindestangaben enthalten: 

• Angaben zum Namen der Gesellschaft 

• Sitz der Gesellschaft 

• Unternehmensgegenstand 

• Höhe des Stammkapitals

• Die Höhe der Einlagen, die die Gesellschafter:innen in die Gesellschaft einbringen 

Der Gesellschaftsvertrag ist Teil des Gründungsprotokolls. Das Gründungsprotokoll umfasst neben dem Gesellschaftsvertrag auch eine Gesellschafterliste und die Bestellung der Geschäftsführung. 

Du kannst den Gesellschaftsvertrag von einem Notariat oder Anwälten erstellen lassen. Für den Gesellschaftsvertrag gibt es zwei Möglichkeiten:

• Entweder Du gründest mit einem sogenannten Musterprotokoll. Das Musterprotokoll ist die einfache Form des Gesellschaftsvertrages und enthält nur das aller Notwendigste! Gerade bei einfacheren Unternehmensstrukturen mit einem alleinigen Gründer kann das sinnvoll sein und Kosten sparen. 

• Oder Du lässt einen individuellen Gesellschaftsvertrag von Experten aufsetzen, die sogenannte Satzung. Dort kannst du ganz individuell alle organisatorischen Belange niederschreiben. Das ist in den meisten Fällen sehr sinnvoll, beugt Konflikten unter den Gesellschafter:innen vor und kann auch Kosten in der Zukunft vermeiden. Entscheidest Du Dich nachträglich das Musterprotokoll zu individualisieren, wirst Du zur Beglaubigung der Änderungen weitere Notarkosten zahlen müssen.

Mit der Eintragung in das Handelsregister gilt Deine GmbH offiziell als gegründet. Die Anmeldung zum Handelsregister übernimmt das für Deine Gründung zuständige Notariat. Der Notar oder die Notarin überprüft, ob das Mindestkapital auf Deinem Geschäftskonto eingezahlt wurde und überführt die notwendigen Daten an das zuständige Amtsgericht. Die pauschale Gerichtsgebühr für die Eintragung beträgt 150 Euro.

Das Stammkapital der GmbH kann bat auf dem Geschäftskonto Deiner GmbH eingezahlt werden. Als Alternative besteht die Möglichkeit eine sogenannte Sacheinlage in Deine GmbH einzubringen. 

Was genau ist eine Sacheinlage? Sacheinlagen sind Vermögensgegenstände, Forderungen oder Grundpfandrechte, die einen bestimmten Wert haben und als Stammkapitaleinlage dienen können. So kannst Du beispielsweise ein Grundstück mit einem bestimmten Wert in Deine GmbH einbringen und einen Teil des Stammkapitals durch diesen Wert decken.

Wichtig: Wenn Du eine Sacheinlage machen möchtest, benötigst Du einen Sachgründungsbericht, der durch einen Notar oder eine Notarin erstellt werden. Die anfallenden Kosten hierfür solltest Du unbedingt vorher bei Deinem Notariat erfragen! 

Parallel zu den erwähnten, einmalig anfallenden Kosten musst Du bei Deiner GmbH zudem laufende Kosten einkalkulieren.

Typischerweise solltest Du Diese Kosten im Blick haben: 

• IHK Gebühren 

• Verwaltungs- und Buchhaltungskosten

• Kosten für die Steuererklärung und den Jahresabschluss 

• Kontogebühren für Dein Geschäftskonto 

• Transparenzregister 

• ggf. Versicherungen

In jedem Fall solltest Du beachten, dass die Anforderungen rund um buchhalterische Themen bei der GmbH höher sind als es zum Beispiel bei Freiberufler:innen der Fall ist. Auch hier unterstützt Dich das Team von Digitale Gründung natürlich gern! Grundsätzlich kannst Du mit laufenden Kosten von rund 2.000 Euro rechnen.

Als Gründer:in einer GmbH wirst Du mit unterschiedlichen Kosten konfrontiert - Das kann leicht unterschätzt werden. Genau das muss Dich jedoch nicht stressen. Wie hoch die Kosten sind und inwieweit Du Dich hierbei selbst entlasten möchtest, kannst Du zu einem großen Teil selbst bestimmen. 

Wie du in verschiedenen Punkten Geld und Zeit sparen kannst, zeigt Dir unser Team. Wir unterstützen Dich auf Deinem Weg in das Unternehmertum, sodass Du Dich auf die wesentlichen Aufgaben in Deiner GmbH konzentrieren kannst.