Die Eintragung der UG ins Handelsregister: Was Unternehmer wissen müssen

Eine UG (Unternehmergesellschaft) ist verpflichtet, sich in das Handelsregister eintragen zu lassen. Diese Eintragung ist ein wesentlicher Schritt, um die UG rechtswirksam zu gründen und den Status als juristische Person zu erlangen. Ohne die Eintragung kann die UG nicht im Rechtsverkehr tätig werden.

Die Eintragung der UG ins Handelsregister erfolgt durch einen Notar und ist erst nach Einzahlung des Stammkapitals möglich. Nach erfolgreicher Eintragung erhält die UG die Rechtsformzusätze "haftungsbeschränkt" oder "UG (haftungsbeschränkt)", um deutlich zu machen, dass die Haftung der Gesellschaft auf das Gesellschaftsvermögen begrenzt ist.

Die Eintragung der UG ins Handelsregister ist ein wichtiger Schritt, um Dein Unternehmen rechtlich abzusichern und geschäftsfähig zu machen. Die wichtigsten Schritte sind:

• Eröffnung eines Geschäftskontos: Bevor die Eintragung ins Handelsregister erfolgen kann, muss das Stammkapital auf ein Geschäftskonto eingezahlt werden. Der Nachweis dieser Einzahlung (z. B. Kontoauszug) ist Teil der Dokumente, die der Notar an das Handelsregister weiterleitet. Tipp: Bei unserem Partner Qonto kannst Du Dein Gründerkonto bequem und schnell online eröffnen.

• Prüfung durch das Handelsregister: Das zuständige Amtsgericht prüft die eingereichten Unterlagen auf Vollständigkeit und Richtigkeit. Sollte es Unstimmigkeiten geben, wird der Notar darüber informiert und es müssen Korrekturen vorgenommen werden.

• Bekanntmachung der Eintragung: Nach der Prüfung erfolgt die Eintragung ins Handelsregister. Die Eintragung wird öffentlich im elektronischen Handelsregister bekannt gemacht. Dies ist ein formeller Akt, der dafür sorgt, dass die UG (haftungsbeschränkt) offiziell im Rechtsverkehr auftreten kann.

• Mitteilung an andere Behörden: Nach der Eintragung werden automatisch die zuständigen Behörden informiert, wie das Finanzamt, das Gewerbeamt und gegebenenfalls die IHK. Du erhältst dann Steuerbescheide und Anmeldeunterlagen für die Gewerbesteuer und Körperschaftsteuer.

• Zusätzliche Kosten: Neben den Notarkosten und den Gebühren für die Eintragung selbst (ca. 150 Euro) fallen oft weitere Kosten für die Bekanntmachung im Bundesanzeiger und ggf. weitere behördliche Mitteilungen an.

• Pflichtangaben nach der Eintragung: Die Handelsregisternummer, das Registergericht, sowie der Name der UG (mit dem Zusatz „haftungsbeschränkt“) müssen auf allen geschäftlichen Unterlagen und Dokumenten (Rechnungen, E-Mails, AGBs) angegeben werden.

Deine UG muss offiziell ins Handelsregister eingetragen werden, um rechtlich handlungsfähig zu sein. Dabei ist besonders wichtig, dass Du die notwendigen Unterlagen wie das Musterprotokoll oder den Gesellschaftsvertrag von einem Notarbüro beglaubigen lässt. Erst danach kann der Notar die Eintragung vornehmen.

Nach der Eintragung werden Gründer:innen häufig per Post von verschiedenen, vermeintlich offiziellen Stellen kontaktiert, die eine zusätzliche Eintragung in private Datenbanken gegen Gebühr anbieten. Diese Schreiben sind oft irreführend und mit einem Zahlschein versehen, der den Eindruck erweckt, dass es sich um ein staatliches Register handelt. In Wirklichkeit handelt es sich hierbei um Betrug, da diese Eintragungen keinerlei rechtliche Relevanz haben und mit hohen Kosten verbunden sind.

Die rechtlichen Vorgaben über das Handelsregister sind in der Handelsregisterverordnung (HRV) zu finden. Es ist üblich, dass folgende Daten für eine Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt) im Handelsregister hinterlegt werden:

• Der Firmenname
• Die inländische Anschrift des Unternehmenssitzes
• Höhe des Stammkapitals
• Vertretungsbefugnisse (Geschäftsführung und Prokura)
• Namen und Geburtsdaten der Geschäftsführer:innen
• Namen und Geburtsdaten der Prokuristen
• Rechtsform
• Tag der ersten Eintragung, Anzahl der Eintragungen weitere Rechtsverhältnisse, wie bspw. Insolvenzverfahren oder eine Umfirmierung

Im Rahmen der UG Eintragung im Handelsregister kann es zu Ereignissen kommen, die dazu führen, dass ein Antrag aktualisiert oder gelöscht werden muss.

Die Aktualisierung ist bei eintragungspflichtigen Tatsachen notwendig. Diese sind im GmbH-Gesetz normiert (§§ 7-67 GmbHG). Eine Mitteilungspflicht besteht bei:

• Eintragung oder Löschung einer Prokura
• Satzungsänderungen
• Gesellschafterwechsel
• Geschäftsführerwechsel
• Änderungen der Geschäftsanschrift
• Erhöhung oder Herabsetzung des Stammkapitals
• Anmeldung von Liquidatoren
• Einstellung und Aufhebung von Insolvenzverfahren
• Auflösung der UG

Eine Löschung hingegen kann entweder von Amts wegen initiiert werden, klassischerweise nach Abschluss eines Insolvenzverfahrens oder im Wege einer formalen Gesellschaftsauflösung.

Das Handelsregister ist seit 2007 vollständig digital einzusehen. Jeder kann grundsätzlich im Zuge einer Registrierung gegen eine kleine Gebühr im Registerportal in die Handelsregistereinträge einsehen. Die Amtsgerichte bieten eine kostenlose Einsicht vor Ort an.

Die Handelsregisterauszüge existieren in verschieden Formaten:

• Aktueller Ausdruck (AD): beinhaltet aktuelle Infos
• Chronologischer Ausdruck (CD): enthält aktuelle und besonders gekennzeichnete, erledigte Eintragungen
• Historischer Ausdruck (HD): enthält Scans alter Registerblätter, die bis zur Einführung der elektronischen Versions des Handelsregisters gültig waren
• Strukturierter Registerinhalt (SI)

In Deutschland besteht ein sogenannter Registerzwang. Wird die Eintragungspflicht missachtet, können Zwangsgelder nach § 14 des Handelsgesetzbuches von bis zu 5.000 Euro erhoben werden. Auch versäumte oder fehlerhafte Einträge können abgemahnt werden.

Die Eintragung ins Handelsregister erfolgt als einer der letzten Schritte im Gründungsprozess. Zuerst müssen alle relevanten Dokumente erstellt und beglaubigt sein, darunter das Musterprotokoll und der Nachweis der Einzahlung des Stammkapitals auf Dein Geschäftskonto. Sobald diese Schritte abgeschlossen sind, wird der Notar die Eintragung beim Amtsgericht vornehmen. Der zeitliche Ablauf kann variieren, doch mit Unterstützung durch ein Gründungspaket kannst Du diesen Prozess beschleunigen. So hast Du mehr Zeit, Dich auf andere Aspekte Deiner Gründung zu konzentrieren, während Experten Dich durch den rechtlichen Prozess begleiten.

Die Eintragung der UG ins Handelsregister ist ein zentraler Schritt im Gründungsprozess, der rechtliche Handlungsfähigkeit sicherstellt. Von der Beurkundung durch den Notar bis zur abschließenden Eintragung beim Amtsgericht gibt es verschiedene wichtige Schritte, die mit Bedacht durchgeführt werden sollten. Durch professionelle Unterstützung und ein durchdachtes Gründungspaket lassen sich diese Schritte effizient und sicher erledigen, sodass Gründer
mehr Zeit für andere Bereiche ihres Unternehmens haben. Vorsicht ist bei betrügerischen Angeboten geboten, die oft nach der offiziellen Eintragung folgen.