Seit dem 1. August 2022 kannst Du eine GmbH oder UG (haftungsbeschränkt) auch online gründen. Diese Möglichkeit wurde in Deutschland aufgrund der EU-Digitalisierungsrichtlinie (DiRUG) eingeführt. Für die Gründung Deiner GmbH oder UG (haftungsbeschränkt) musst Du also nicht mehr persönlich beim Notar erscheinen, sondern kannst dies bequem in einem Online-Meeting mit dem Notar erledigen, sogar aus dem Ausland.
Nicht nur die Online-Gründung ist möglich, sondern auch Anmeldungen zum Handelsregister sind für das Online-Verfahren zugelassen.
Das virtuelle Verfahren ersetzt nicht das notarielle Präsenzverfahren, sondern ist lediglich eine Option. Wenn Du lieber persönlich vor Ort beim Notar erscheinen willst, bleibt das ebenfalls möglich. Auch eine gemischte Form der Gründung ist möglich: Ein Gesellschafter oder eine Gesellschafterin kann persönlich beim Notar vorstellig werden, während die anderen Gesellschafter und Gesellschafterinnen online teilnehmen.
Welche Gesellschaftsformen umfasst die Online-Gründung?
Du kannst das Onlineverfahren nur für die Gründung einer GmbH und UG (haftungsbeschränkt) nutzen. Diese Option ist nur möglich, wenn es sich bei der Gründung um eine Bargründung handelt. Das bedeutet, dass die Einlagen der Gesellschafter und Gesellschafterinnen in bar, also in Geld, geleistet werden müssen.
Die Sachgründung und die gemischte Bar- und Sachgründung sind daher aktuell noch vom Online-Gründungsverfahren ausgeschlossen. Sie werden erst ab dem 01.08.2023 ins Online-Gründungsverfahren aufgenommen.
Sind alle Gründungs-Formalitäten online möglich?
Zur Gründung einer GmbH oder UG (haftungsbeschränkt) muss ein Gesellschaftsvertrag (Satzung) verfasst werden, welcher notariell beurkundet werden muss. Das Online-Verfahren ermöglicht es Dir, bereits diese Beurkundung samt der bei der Gründung gefassten Gesellschafterbeschlüsse online durchzuführen.
Satzungsänderungen oder die Veräußerung und Abtretung von Geschäftsanteilen sind aktuell noch nicht im Online-Verfahren möglich und müssen in einem Präsenztermin vom Notar beurkundet werden.
Die Online-Eintragung ins Handelsregister und Geschäftsführer
Mit der Eintragung ins Handelsregister wird die Gründung der GmbH oder UG (haftungsbeschränkt) abgeschlossen. Die Bestellung der Geschäftsführer muss zum Handelsregister angemeldet werden. Zudem muss die Gesellschaftsliste beim Handelsregister eingereicht werden. Alle diese Anmeldungen bei Handelsregister können über das Online-Verfahren durchgeführt werden. Auch Fremd-Geschäftsführer können das Online-Verfahren nutzen.
Die Online-Gründung mit einer Vollmacht
Einschränkungen für die Online-Gründung durch einen Vertreter gibt es nicht. Die Beteiligten können sich durch einen Bevollmächtigten vertreten lassen, insofern eine notariell errichtete oder beglaubigte Vollmacht vorliegt. Aufpassen musst Du nur, falls die Vollmacht durch einen ausländischen Notar ausgestellt wurde. Zur Anerkennung dieser Vollmacht in Deutschland bedarf es einer Legalisierung oder sie muss mit einer Apostille versehen werden. Dem inländischen Notar muss die Vollmacht in Urschrift oder als Ausfertigung vorgelegt werden, eine elektronische Einreichung genügt nicht.
Kann ich ein Musterprotokoll (Gründungsprotokoll) für die Online-Gründung verwenden?
Du kannst ein Musterprotokoll verwenden. Dabei hast Du die Wahl zwischen dem alten Musterprotokoll für das vereinfachte Verfahren und dem neuen Musterprotokoll für die Online-Gründung. Du solltest nur darauf achten, dass sich das neue Musterprotokoll für die Online-Gründung von dem alten Musterprotokoll für das vereinfachte Verfahren unterscheidet.
Grundsätzlich sollen die Musterprotokolle die Gründung vereinfachen. Sie enthalten einen vorgegebenen Text für den Gesellschaftsvertrag, dienen als Gesellschafterliste und beinhalten schon die Bestellung der Geschäftsführung.
Das neue Musterprotokoll für die Online-Gründung ist seit dem 1. August 2022 als Anlage 2 zum GmbH-Gesetz einsehbar.
Das Musterprotokoll für die Online-Gründung enthält einige Privilegien im Vergleich zum alten Musterprotokoll für das vereinfachte Verfahren. Das Musterprotokoll für Online-Gründungen sieht keine Begrenzung auf drei Gründungsgesellschafter vor. Und es kann mehr als ein Geschäftsführer bestellt werden. Außerdem findet man eine gewöhnliche Vertretungsregelung, wonach bei Bestellung eines Geschäftsführers dieser die Gesellschaft allein vertritt. Bei Bestellung von mehreren Geschäftsführern wird die Gesellschaft durch zwei Geschäftsführer gemeinsam oder durch einen Geschäftsführer gemeinschaftlich mit einem Prokuristen vertreten. Dafür entfällt bei der Nutzung des neuen Musterprotokolls für die Online-Gründung allerdings der Kostenvorteil für die Notargebühren, der bei der Gründung im vereinfachten Verfahren mit dem alten Musterprotokoll greift.
In jedem Fall sollte Dir Bewusst sein, dass der Nachteil der Musterprotokolle darin liegt, dass der gesetzlich vorgesehene Text bei der Gründung inhaltlich nicht angepasst werden kann. Dies ist unter Umständen sehr nachteilig, weil besondere individuelle Interessen der Gesellschafter nicht berücksichtigt werden können. Eine rechtliche Beratung ist daher empfehlenswert, um abzuwägen, ob ein individuell verfasster Gesellschaftsvertrag für Deine Gesellschaft sinnvoller ist.
Die Funktionsweise des Online-Beurkundungsverfahren
Im Zuge der Online-Beurkundung findet eine Echtzeit-Videokonferenz zwischen den Beteiligten und dem Notar statt. Die Bundesnotarkammer hat dafür ein eigenes Videokommunikationssystem entwickelt. Im Mittelpunkt steht die sichere elektronische Identifizierung und Übermittlung von Dokumenten oder Vertragsentwürfen. Andere Kommunikationssysteme dürfen von den zuständigen Notaren nicht verwendet werden.
Was muss ich machen, um das Online-Verfahren zu nutzen?
Zunächst musst Du Dich im Portal der Bundesnotarkammer registrieren. Für eine Registrierung musst Du Folgendes beachten. Du brauchst:
- Einen Computer oder ein Tablet mit Kamera- und Mikrofonfunktion
- Ein geeignetes Ausweisdokument
- Ein Smartphone zum Auslesen der eID und des Lichtbilds
- Die kostenlose App der Bundesnotarkammer
- Eine stabile Internetverbindung
Du brauchst hingegen keine eigene Signaturkarte, Soft- oder Hardware, da die Beteiligten ihre elektronische Signatur eigenhändig über das Online-Verfahren im Kommunikationssystem der Bundesnotarkammer erbringen können.
Der Identitätsnachweis mittels eID
Die Bundesnotarkammer sieht ein zweistufiges Verfahren zum Identitätsnachweis der Beteiligten vor, um die größtmögliche Sicherheit zu gewähren und Täuschungsversuche zu vermeiden.
Während der ersten Stufe findet eine elektronische Identifizierung statt. Folgende Identitätsnachweise sind zulässig:
- Der deutsche Personalausweis mit freigeschalteter online Ausweisfunktion für deutsche Staatsangehörige. Der Personalausweis muss am oder nach dem 02.08.2021 ausgestellt worden sein, da sonst das Lichtbild nicht ausgelesen werden kann. Das Ausstellungsdatum findest Du auf der Rückseite Deines Personalausweises. Ist Dein Personalausweis älter, kann das Lichtbild auch aus Deinem gültigen Reisepass ausgelesen werden. Dafür brauchst Du dann beides: Personalausweis und Reisepass.
- Die eID-Karte für Unionsbürger und Angehörige des Europäischen Wirtschaftsraums mit dem Sicherheitsstandart „hoch“. Ob Deine eID-Karte den Sicherheitsstandard „hoch“ hat, kannst Du hier nachschauen.
- Der elektronische Aufenthaltstitel mit eID-Funktion für Angehörige von Drittstaaten.
Nicht zulässig sind hingegen Identitätsnachweise wie beispielsweise der Deutsche Reisepass oder weitere ausländische Ausweise von Drittstaaten.
Während der zweiten Stufe gleicht der Notar das Erscheinungsbild des Beteiligten mit dem vorliegenden Lichtbild ab. Dieses wird aus dem Chip des Identitätsnachweises ausgelesen während des Echtzeit-Videoverfahrens mittels der heruntergeladenen App der Bundesnotarkammer.
Das Online-Verfahren und notarielle Pflichten
Für das Online-Beurkundungsverfahren gelten für den Notar dieselben Pflichten wie im Präsenzverfahren.
Diese Pflichten umfassen die Feststellung der Geschäftsfähigkeit der Beteiligten, das Vorlesen der elektronischen Niederschrift und die Prüfungs- und Belehrungspflichten.
Im Falle, dass der Notar seine Amtspflichten mittels der Videokommunikation nicht gewährleisten kann, ist es möglich, dass der Notar die Beurkundung ablehnt. Dies könnte dann der Fall sein, wenn der Notar sich keine vollständige Gewissheit über die Person eines Beteiligten verschaffen kann oder an dessen Rechts- oder Geschäftsfähigkeit zweifelt.
Erst mit der elektronischen Unterschrift aller Beteiligten kann die Niederschrift als wirksame Urkunde angesehen werden. Der Notar ist in der Pflicht die elektronische Urkunde aufzubewahren und nicht herauszugeben. Einfache Abschriften (elektronisch oder in Papierform), beglaubigte Abschriften sowie Ausfertigungen können jedoch vom Notar erstellt werden.
Anmeldungen zum Handelsregister
Sämtliche Anmeldungen zur Eintragung ins Handelsregister können im online Verfahren beglaubigt werden.
Die Beglaubigung wird nur über das Videosystem der Bundesnotarkammer durchgeführt unter Berücksichtigung des zweistufigen Identifizierungsverfahrens. Der Notar kann dann die elektronische Signatur der Beteiligten beglaubigen und die Online-Beglaubigung durch ein einfaches elektronisches Zeugnis bestätigen.
Mit welchen Kosten ist das Online-Verfahren verbunden?
Du musst mit Notargebühren rechnen. Wie bei einem Präsenztermin werden für die Beurkundung der Gründungsurkunde und die Beglaubigung von Handelsregisteranmeldungen die Gebühren nach dem Gerichts- und Notarkostengesetz erhoben.
Für die Beurkundungen des Gesellschaftsvertrags bei der Gründung einer GmbH oder UG (haftungsbeschränkt) fällt eine zusätzliche Pauschale in Höhe von 25 Euro an.
Für die Beglaubigung von Anmeldungen zum Handelsregister fällt eine zusätzliche Pauschale in Höhe von 8 Euro an.
